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中小设计院中微机部门的作用和职责
中小设计院中的微机主要是用来进行辅助设计，即用微机代替手工绘制各种图纸。到二千年时甩掉图板就更需要依靠微机了。在当前的经济大环境影响下，中小设计院中的经济实力都不是非常强大的。一般中小设计院都存在着“机少人多，争用设备”的现象，只有进行有效的管理，才能解决这个问题。当前很多人对设计院中微机部门的作用和职责还存在着一些模糊的认识，本文仅就中小设计院中微机部门的作用和职责谈点粗浅的看法，希望能带给有关领导和同行一些启示，提高中小设计院的管理水平，促进各中小型设计院的发展和繁荣。
一、微机部门的管理
１、监督和管理上机人员。上机人员是指包括管理员在内所有使用微机的人员，上机人员的微机应用水平代表了整个中小设计院的微机应用水平。这部分人员在使用微机的过程中，也最容易出各种问题。加强对上机人员的管理和监督，不仅可以减少出现的问题，还可以延长机器使用寿命、提高微机出图的效率等等。对上机人员进行监督和管理应包括：做好上机前的安全教育、微机的分配、设备的分配、及时解决出现的问题和纠正上机人员的错误（危险）操作。比如：机房内所有的电源上应严禁插充电器、暖手炉等个人电器设备、下班时机器是否全部关闭才离开等等。监督上机人员必须认真填写上机日记，日记中记录自己每天工作的内容和时间、近期工作计划、每个工程的名称、硬盘中各文件的用途等等。这样在急需某项资料，或上机人员因特殊原因不能完成任务时，其它人员可以根据上机日记临时处理或是继续做完这项工作。
２、制定微机部门的管理制度。在院领导的组织下，认真制定微机部门中的各项管理制度。一个单位必须有健全的制度，就好比一个国家必须有健全的法律一样。规章制度要包括微机部门管理中的全部内容，规定上机人员和微机部门管理员的职责，计算机软件、硬件和资料的登记和使用，对上机人员遵守规章制度情况进行奖罚等等。
３、做好日常消耗品的采购和管理。微机部门是大量消耗办公用品的部门，每天的图纸打印、绘制，各种文件的打印，都需要消耗大量的纸张、色带、绘图墨水、图纸、软盘、鼠标等等。微机部门的管理员要了解消耗品可以保存多久，多长时间补充一次消耗品合适，都要做到胸中有数，消耗品的库存少时，要及时补充。管理员要做好消耗品的储备，尽量减少因消耗品不足引起耽误工作的情况。还要注意节约使用消耗品。避免盲购等问题，如四层打印纸，一次购买太多，长时间不使用就会失效。应根据本单位消耗品的使用情况，少买勤买。
４、定期对数据进行备份并整理磁盘。由于硬盘的频繁使用，病毒、误操作等，有些数据很容易丢失。所以要经常对一些重要的数据进行备份，以防止几个月完成的工作因备份不及时而全部丢失。经常整理磁盘，及时清理垃圾文件，以免垃圾文件占用过多的磁盘空间，还给正常文件的查找和管理带来不便，不仅容易将重要文件删除，还会在急用时找不到需要的文件等等问题。
５、保证微机有一个安全的环境。微机对温度、湿度、磁场、电压和卫生条件等都有一定的要求，超过规定的范围会减少机器的使用寿命，增加设备的故障次数和故障频率，给生产带来不必要的损失。保持机房卫生，由专人每天打扫卫生，定期组织上机人员进行大清扫，还要定期的对微机内部除尘。
保持稳定的电压可以使用“稳压源”和“UPS备用电源”。使用空调、加湿器等设备，可以改变机房的温度和温度。机房在选址上要远离强磁场地区，如不能避免要做好屏蔽，防止软盘、机器零件等被磁化。给微机一个安全的使用环境，可以延长机器的使用时间，给中小设计院多创造一些利润。
二、软件的管理
１、编写软件的入门指导和使用经验。微机管理人员应及时了解软件的动态，知道当前流行的软件主要功能和特色，建议领导购买适合本单位需要的软件，购回的软件，即要保持技术的先进，还要保证适度超前。软件买回后，软件应用部门要配合微机管理人员学会软件的基本操作，再由微机管理人员写出入门指导，使软件能够及时、快速地在中小设计院内部推广。管理员根据上机人员所用的软件，可以编写与操作有关的技巧及经验；并总结上机人员在软件使用中的一些技巧和经验，写成使用经验在本院内推广和与其它院进行交流。
２、定期对软件进行检测。首先检测软件是否有病毒，现在计算机病毒有几千种，每种都可能给计算机造成不可估计的损失。检测病毒可以从文件的长度、日期有无变化来判断，还可以使用专门的软件检测病毒，查出软件带有病毒要及时处理，并做好记录。当然也要检查软件的运行状态，软件的配置文件是否最佳，程序是否处于优化状态。
３、进行软件的配置和记录。软件的自动配置内容、手工配置内容、各配置项的含义等等，在软件出现问题时，可以分析是否与配置环境有关。记录购买日期、单位、序列号、注意事项、版本，权益，负责人、经办人，安装方法、价格等。在软件应用过程中发生问题时，可以查找记录，及时找到解决方法，如软件升版、疑难解答等。
三、硬件的管理
１、编写新设备的使用指南和使用技巧。微机管理人员要及时将设备使用方法（如果是外文先译成中文）消化、整理形成一本新的与本单位应用关系密切的使用指南，指导设备应用人员迅速学会设备的使用。避免因使用不当，造成设备损坏，如：新买的打印机、有些泡沫、夹子需要卸下再用，否则影响打印机的散热，打印不动等。频繁地开关机器、带电插拨各接口，容易烧毁接口卡或造成集成块的损坏。
２、定期对设备进行测试和维护。机房内的设备要定期进行测试和维护，发现问题要及时处理，使机器始终工作于最佳状态。包括：磁盘是否有问题？接线是否松动、电源指示灯亮否，对UPS定期放电，确保UPS电池的蓄电能力等。
３、设备的配置和记录。包括：配置设备所用软件的参数，开关（ＤＩＰ）的设置，电源相数，电压、外设与主机联接方式等等，记录设备序号，经办人，价格保修期，注意事项，安装方法，所用软件等等。某些名牌机硬件的配置要求较严格，不象兼容机那样随便。比如有些机器要求必须是二块以上相同容量的内存；还比如，有些华塑主板不能使用32位声卡，只能使用16位声卡。记录以上内容，可在出现故障时找到联系人、何处维修、是否在保修期内等等。
四、其它方面
１、管理人员的学习，有助于提高管理人员的知识水平和能力。学习的途径：报刊、杂志，同学、同行，展销会、展览会，短期培训班，大专院校；学习的内容：软件的应用，软件的设计，硬件的使用，设备工作原理，维修方法，；学习方法。论文、征文，读书笔记，报告，展会总结，使用经验，资料收集。微机管理人员要不断地收集软、硬件资料。重点了解与本企业有关的软件和硬件新发展，在领导需要时整理成报告交给领导以供参考。
２、组织上机人员的学习，包括上机前的培训和平时不定期地学习计算机的经验。对上机人员进行培训，让上机人员知道该做什么，不该做什么，怎样做？还应该组织上机人员不定期地学习应用软件的经验，总结在微机应用中发现的问题等。
３、经常向领导汇报计算机发展的新形式。一是，提高领导的计算机知识；二是使领导重视计算机部门。由于微机发展的速度很快，不经常学习新的知识，就会被淘汰。如仅仅过了四年时间，微机的CPU就从286发展到现在的686(高能奔腾)，在286上使用的软件皆已升版或淘汰。如不及时学习，怎能跟上微机的发展步伐呢？个人如此，中小设计院也是如此。试想，领导若不了解计算机，就会不舍得花钱培训技术人员，技术人员没法提高，那么这个设计院的微机部门的水平又如何提高？中小设计院中的领导又怎能很好的领导本单位微机的应用和发展呢？又怎能找到一条适合本单位实际情况的正确道路呢？
４、根据上机日记和上机申请(登记)表，总结每个月的微机管理和使用的情况。上机日记是上机人员每次上机时必须填写的，它记录每次上机的主要过程、在使用过程中的经验等等。上机申请表是上机人员上机前的书面申请，它是为了解决“机少人多”的问题而设置的，以后人均一台时，可以免去上机登记表。总结每个月的微机管理和使用情况，整理出必要的数据上报领导，提高微机的使用率，提高微机部门的管理水平现代化。
５、制作微机应用紧急指南。这本指南，要详细清楚地记录在紧急情况下如何处理有关微机部门可能遇到的问题。比如，微机部门起火时，要用干冰一类的气体灭火器，而不要使用含有水份、灰尘类的液体或固体灭火器，以免造成二次破坏；还有光盘放在驱动器中，因故障或停电不能打开驱动器门时，将一根“曲别针”一头拉直，放入光盘驱动器门前的一个小孔内，即可将此门打开取出光盘。这本指南一定要全面和准确，使微机部门在突然的灾害面前，保证损失减少到最小。
五、网络管理
中小设计院中的网络有两种形式，一种是建立一个独立的网络；还有一种，也是经常遇到的，就是做为网络中的一部分来使用。无论哪种情况，都应该做好网络的管理。
１、加强认识，保证网络的安全。它应可以保证各级数据安全，保证共享软件不被破坏，减少被病毒传染的机会。网络的安全设为三级：第一级是口令的设定，它一般包括超级用户口令、组管理员口令、用户口令、服务器口令及键盘口令等；第二级是权限的设定，它包括给用户赋以读权、写权、修改权等；第三级是属性的设定，它一般包括设定文件的属性为系统的、只读的、可读可写的或是隐含的等等。做为子网时，还应考虑是否设置“防火墙”等。
２、合情合理的分配网络资源，做到物尽其用。根据本单位的实际情况，合理的分配工作站、服务器、打印机、绘图仪等设备的使用权，在文件服务器上为每位用户设立自己的逻辑卷和空间，各类应用软件的使用权等。解决好软件和硬件的共享和独占关系，使信息在网络中流动起来，真正发挥网络的作用。
３、认真做好网络的管理和维护工作，提高网络使用水平。网络的维护工作包括口令的定期修改和遗忘处理，即要保证用户的使用方便，又要保证网络的安全。软件的配置测试和病毒防治，硬盘空间定期整理，网络数据定期备份，定期检查硬件各接口连接是否牢固，网络使用的综合性能测试。管理员要学习各类基础知识、及时了解网络发展的动态、学习各种网络管理软件的使用，使网络发挥最大的作用。建网时要有长远的考虑，不论是拓扑结构，还是软件的配备，都要考虑在当前时期适用，将来发展时，可以在此基础上扩大规模和提高技术时，避免因此而淘汰当前设备，减少网络规划的盲目性。
六、微机部门在中小设计院中的重要作用
１、微机部门是生产部门，是创造产值和利润的。大部分中小设计院，都对计算机部门的作用缺乏正确的认识，他们认为计算机部门是后勤类的部门。某行业曾经规定，“计算机部门是生产部门，计算机人员是生产人员，他们是创造产值的”。我认为这个规定对今天中小设计院也同样适用。没有人否定钢铁厂中的设备维护、维修人员是生产人员，那么负责管理、维护、维修计算机的人员又怎么会不是生产人员呢。
２、 微机应用的水决定着设计院的设计水平。微机的CAD应用水平提高了，可以提高设计院的设计水平，管理软件应用的水平提高后，可以提高中小设计院的管理水平。在将来一个不用微机管理的设计院，是不可想象的。加强院校合作，利用学校的技术，发展中小设计院的ＭＩＳ建设，弥补中小设计院微机部门技术力量的不足。发展ＣＡＤ技术，就必须采用计算机进行科学化，现代化管理。到２０００年甩掉图板，也必须依靠微机部门的不懈努力才能实现。
解决小问题可以避免大事故。微机部门加强对软件和硬件的管理，解决日常工作中的小问题，可以避免将来发生重大事故。中国有个古代故事，一艘木船的小洞不补，在海山航行时，因为这个小洞，使这艘木船最终沉没。微机部门的管理要从一点一滴的小事做起，认真解决一切可能的故障隐患。
加强对微机部门的重视，提高上机人员的微机应用水平，提高微机部门的管理经验，根据自己设计院的实际情况，建立自己单位的管理制度，提高中小设计院的整体设计水平和质量，使中小设计院在与同行业的竞争中立于不败之地。
一九九八年四月
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